因公出国(境)人员申报流程及材料须知

发布者:钟芳发布时间:2021-06-01浏览次数:20

因公出国(境)人员申报流程及材料须知,来源于国际处网站:https://wb.nju.edu.cn/splc/list.htm


 因公出国人员申报和审批严格按照“关于印发《南京大学因公出国(境)审批管理办法》的通知(南字发[2019]31号)执行。

  

 一、审批流程图(点击可查看下载:因公出国(境)人员分类审批流程.png

  

  

 

     二、办理流程

1.因公临时出国人员根据OA申报材料清单”,通过OA系统提交申报材料;

2.教职工因公长期出国(90天及以上)、博士后因公出国,不在OA系统申报,而需备齐“南京大学出国(境)研修、留学计划审批表”等纸质材料,报送人力资源处审批(具体事宜,请咨询人力资源处培训发展办公室:89683046);附表南京大学出国(境)研修、留学计划审批表.doc

3.教职工办结校内审批后,需及时联系出国境事务办公室,办理因公往来港澳通行证、因公护照(或护照确认)及签证手续;    

4.学生办结校内审批后,需至户籍所在地的公安局出入境管理部门,办理(因私)往来港澳通行证或因私护照,并根据各国驻华使领馆要求自行办理签证手续(注:学生因公赴日本,备齐签证材料后可送交江苏省外办签证服务中心(http://www.visajs.com——南京市汉中门大街145号,二楼F区,由省外办代办赴日签证;省外办将按规定收取签证代办费)。如办理该国签证需学校派遣函及学校组织机构代码证复印件,可邮件联系解老师xieweijing@nju.edu.cn派遣函模板,需修改处已经标红。派遣函模板.doc  

5.教职工或学生内审批以及省台办审批通过之后,按照通知到出国境事务办公室领取赴台批件;参照《公安局办理赴台通行证所需材料》(见“证照办理”),在赴台批件有效期(通常为30天)之内持批件以及入台证(邀请方提供)到市公安局出入境管理处办理赴台通行证



   三、OA申报材料清单(综合办公-出国境审批-新增审批)

 (一)出国、赴港澳材料清单

1.填写出入境审批单

2.附件一:邀请函;

 3.附件二:校内审批表(教职工)南京大学因公出国、赴港澳台地区校内审批表.docx

本科生、研究生出国(境)申请表(学生)南京大学研究生因公出国、赴港澳台地区申请表.doc南京大学本科生公派出国、赴港澳台地区申请表.doc

 4.附件三:因公临时出国(境)人员备案表(教职工)因公临时出国(境)人员备案表.docx

 5.附件四:公示(学校中层及以上领导干部和从事学术交流活动的教学科研人员)公示模板.docx

6.附件五:校内团组出国请附《南京大学因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表》因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表.docx

7.附件六:参加跨地区、跨部委、跨单位团组因公出国(境),需上传组团单位下发的《任务通知书》原件和《任务批件》(原件或复印件);

8.附件七:赴国外合作研究者,需上传合作研究计划;出国日期满10天及以上者,需上传在外日程表

  

 (二)赴台湾材料清单

1.邀请信(邀请方提供)

A、抬头必须要有被邀请人全名;

B、必须要有邀请人或邀请单位的正式签名或签章;

C、若为英文需自行翻译为中文;

D、信中应写明赴台目的、时间、在台期限、经费负担办法(若邀请函中未提及,可另外提供费用承担说明)等;

E、信签纸或信中均不能冠以“中华民国”、“中华全国”、“ROC”等有“国家”或“中央政府”含义的称谓。邀请人也不可以冠以“政府”部门职务头衔。

 

2.专业活动计划书、行程表(分开单独的)(邀请方提供)

  专业活动计划书如模板所示,一般含有11项或9项内容,需盖两个章,一个邀请单位法人方形公章,一个负责人章(注:若是去学校,需盖大学的方形校章和校长印,而非邀请院系和院系负责人的章)专业活动计划书模板.pdf

  行程表是台湾邀请方上报岛内“移民署”办理入台证时使用的彩色电子行程表,和活动计划书一样须盖两个公章示例行程表模板.pdf

A、日程表上时间必须为公元纪年、含抵离台时间;

B、如有参访活动必须注明参访地点及内容,不可只写“市区参访”之类的不明确内容;

C、日程上不要出现“自由活动”等不确定因素的字样;

D、避免进行敏感去处的参访。

  

3.邀请方背景资料(邀请方提供)


4.《因公临时赴台人员备案表》(教职工填写)因公临时赴台人员备案表.doc

A、无需盖章签字;

B、人员派出单位意见”一栏不用填  

 

5.《教职工港澳台出境校内审批表》or《本科生、研究生出国境申请表》

教职工因公出国境校内审批表.docx,南京大学本科生公派出国、赴港澳台地区申请表.doc,南京大学研究生因公出国、赴港澳台地区申请表.doc

 经费来源一栏必须慎重填写,审批通过后不得更改,如系使用985经费,须征得重点项目建设办公室同意。注意:赴台三个月以上者填写出国留学计划审批表,需人事处同意,签订合同,并同时提交。此表可于本网站表格下载子栏目中出国境事务里下载。

 

6.身份证复印件(注明户口所在地)

 

7.大陆地区与会人员名单(参加会议申报所需材料,由邀请方提供)

A、名单中应注明姓名、单位、身份;

B、人员名单请勿出现国别,以免产生“一中一台”、“两个中国”的歧义。

 

8.承诺书(参加会议申报所需材料,由邀请方提供)

 大会组委会提供会议为学术性会议,不出现“一中一台”或“两个中国”问题的书面承诺材料。

 

9.70岁以上人员出境还需提交近期体检表及院系、家属承担其在台期间意外医疗费用的保证书各一份。

  

注:团组出境请附《南京大学因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表》因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表.docx

 

  

   四、办理时间:

 1.公示期:5个工作日;

 2.OA申报:国际处受理院系单位提交的OA出国申请后,需先后提交国际处领导、会签部门、相关校领导和外事分管校领导审批。通常在1周内办结;

3.OA审批办结后,签发“南京大学出国、赴港澳任务批件(或确认件)”。通常需3个工作日;

 4.申请因公护照、赴港澳通行证,或办理因公护照确认手续。通常需12周(具体要求见国际处主页“出国境审批——证照办理”栏);

 5.申请签证:国际处接收签证材料后,报送江苏省外办,由省外办统一寄送各国使领馆申请签证。通常需23周(不含政府部门和使领馆法定节假日);

 6.赴台师生在准备校内审批的同时,也请关注台湾方面的入台证办理情况。通常需要2-3周。

  

 注意事项:

 1.为避免耽误行程,请出国人员注意办理流程和提交时限,提前一个半月(至少1个月)准备材料,并在公示期结束之后即刻提交。若申请者预留办理护照和签证时间不足,江苏省外办将拒绝接收相关材料,我处也不予受理相关申请。

 2.学生需用本人OA账号(南大首页右上角OA系统登录)提交申请,并从“研究生出国”、“本科生出国”入口提交。

  

如有疑问,请联系国际处出国境事务办公室:仙林校区行政楼818室。

联系人:唐军  电话:89681739,Email:jtang@nju.edu.cn

     许蕾  电话:89682382,Email:shellyxu@nju.edu.cn